Een extern kantoor opzetten

De dreiging van de recente uitbraak van het coronavirus (COVID-19) dwong verschillende soorten bedrijven om uit te zoeken hoe ze een extern kantoor voor hun personeel konden opzetten. Het creëren van een productief en efficiënt kantoor op afstand vereist een zorgvuldige planning, weloverwogen inspanning en een systematische uitvoering.

Wat is een extern kantoor?

Een kantoor op afstand verwijst per definitie naar een werkomgeving die zich buiten een traditioneel kantoor bevindt. Als u denkt dat opstellingen voor kantoren op afstand niets anders zijn dan een modegril, denk dan nog eens goed na.

Hoewel een werknemer vanuit een coffeeshop of ergens anders kan werken, werken de meeste van degenen die op afstand werken, het liefst vanuit huis. Zelfs voordat de pandemie bedrijven dwong de cultuur van werken op afstand te omarmen, werkten meer dan 5 miljoen werknemers in de Verenigde Staten al de helft van de tijd vanuit hun huis.

Met andere woorden, de dagen dat de meeste mensen in de trein stapten, de bus namen of naar kantoor reden om aan het werk te gaan, zijn voorbij. Het gebruikelijke ‘pendelen in de ochtend’ is drastisch veranderd in opstaan ​​uit hun bed en op weg gaan naar het thuiskantoor dat ze hebben kunnen opzetten. Of je het nu leuk vindt of niet, kantoren op afstand zijn het nieuwe normaal.

Beste thuiskantooropstelling voor productiviteit

Omdat er geen woon-werkverkeer nodig is en er geen afleiding op de werkplek is, kan thuiswerken iedereen de kans geven om hun carrière in eigen hand te nemen. Wist u echter dat uw thuiskantoor een aanzienlijke invloed kan hebben op uw productiviteit op het werk? Om u te helpen het meeste uit het werken op afstand te halen, moet u bij het opzetten van uw thuiskantoor rekening houden met bepaalde factoren.

Vind de juiste ruimte

Een bureau in een hoek plaatsen is niet genoeg om er een thuiskantoor van te maken. Als het gaat om het kiezen van een speciale werkruimte voor uzelf, moet u overwegen hoe u mogelijke afleidingen het beste kunt vermijden. U moet ook manieren bedenken om de beschikbare ruimte te maximaliseren.

Het zou geweldig zijn als u uw thuiskantoor in een aparte ruimte in uw huis kunt neerzetten. Door in een aparte ruimte te werken, kunt u gemakkelijker grenzen stellen tussen uw werk en uw vrije tijd. Als u geen logeerkamer heeft en u weinig ruimte heeft, moet u de juiste plek voor uw werkruimte zorgvuldig kiezen.

Probeer ook een plek te zoeken waar u natuurlijk licht kunt krijgen. Voor het geval u het niet weet, kan natuurlijke verlichting helpen bij het reguleren van uw slaap-waakcyclus en uw productiviteit verhogen.

Koop een fabriek voor thuiskantoor

Hou je van planten? Wist u dat het opnemen van deze natuurlijke elementen in uw aangewezen werkruimte uw productiviteit aanzienlijk kan verbeteren? Het kopen van een thuiskantoorplant zal een mooie aanvulling zijn op uw interieur en helpt uw ​​stressniveaus te verminderen en de luchtkwaliteit binnenshuis te verbeteren.

Declutter

Een rommelige werkruimte is niet de basis voor een hogere productiviteit. Mocht u besluiten om een ​​paar decoraties aan uw werkruimte toe te voegen, zorg er dan voor dat u de decoratieve items kiest die uiteindelijk niet in een rommel op kantoor veranderen. Neem bij het opzetten van uw thuiskantoor de tijd om de items te identificeren die u gaat gebruiken, die u moet weggooien of die u naar een andere ruimte moet verhuizen.

Houd dingen georganiseerd

Als uw bureau constant vol staat met documenten of items, wees dan niet verbaasd als uw productiviteit afneemt. De kans is groot dat u uw tijd verspilt aan het zoeken naar iets belangrijks, alleen maar omdat alles in uw thuiskantoor ongeorganiseerd is. Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat uw documenten op de juiste manier worden gearchiveerd en opgeslagen, waar u ze meteen kunt openen en niet opgestapeld zijn als een beverdam.

Stel enkele grenzen

Het kan vervelend zijn om uw momentum te verliezen nadat uw werk is onderbroken. Als u iets gedaan wilt krijgen, moet u uw taken uw onverdeelde aandacht geven. Houd er rekening mee dat u nog steeds wordt betaald om te werken, ondanks het gemak van thuisblijven.

Om deze reden is het uitermate belangrijk om de leden van uw huishouden op de hoogte te stellen van uw kantooruren. Als u niet wilt dat uw productiviteit een hit wordt, blijf dan weg van de televisie en stop met het controleren van uw Instagram-, Facebook- en Twitter-accounts.

Kies het juiste bureau.

Uw thuiskantoor kan uw baan maken of breken. Het heeft grote invloed op de hoeveelheid werk die u kunt verzetten. Zorg ervoor dat u de juiste kiest voor u.

Denk aan uw thuiskantoorruimte wanneer u op zoek bent naar het ideale bureau voor u. Heeft u meer opslagruimte nodig op uw bureau? Gezien de grootte van het bureau en of het in uw werkruimte past, kunt u een werkomgeving creëren die comfort uitstraalt en productiviteit stimuleert.

Als u de tijd die u zittend doorbrengt tijdens het werken vanuit huis wilt minimaliseren, kunt u overwegen om een ​​in hoogte verstelbaar bureau te gebruiken. Hierdoor kun je de hele dag staan ​​en strekken.

Kies de juiste stoel

Als u eenmaal het juiste bureau heeft uitgezocht, is de volgende stap het vinden van de juiste stoel. Zorg ervoor dat u er een aanschaft die u de juiste ondersteuning kan bieden. Als u zich niet op uw gemak voelt in uw stoel, zal uw rug pijn lijden en zou het voor u een uitdaging zijn om gefocust te blijven terwijl u werkt.

Zorg dat je de juiste uitrusting bij de hand hebt

Het opzetten van een extern kantoor dat uw productiviteit verhoogt, zou niet mogelijk zijn als u de juiste tools en apparatuur mist. Dit zou een computer, een telefoon, een papierversnipperaar, een stroomkabelbox, een laserprinter, je koptelefoonstandaard of wat dan ook omvatten. Zorg ervoor dat u geen traag internet heeft dat uw werk zal blijven onderbreken.

Heb je eigen pauzeruimte

Soms moet je even op adem komen van je werk zonder in de verleiding te komen om te chillen op Netflix. U kunt pauzes nemen zonder uzelf bloot te stellen aan andere afleidingen als u een pauzeruimte in uw thuiskantoor instelt. Overweeg om te beginnen een bank te kopen en deze bij uw bureau vandaan te plaatsen.

Blijf bij je schema

Als u uw dag niet plant, maakt het niet uit of u erin bent geslaagd een kantoor op afstand op te zetten dat uw productiviteit zou kunnen verhogen. Als u een dagelijks schema bedenkt, kunt u zich bewust worden van uw taken. U kunt op schema blijven als u een prikbord of een bureaukalender op uw bureaublad op uw externe werkstation vastzet.

Basisregels voor het opzetten van uw thuiskantoor

Betekent uw idee van thuiswerken dat u in kleermakerszit op uw bank zit terwijl u over uw laptop gebogen zit? Tenzij u elke ochtend pijnlijk wakker wilt worden, moet u enkele basisregels opstellen voor het opzetten van uw thuiskantoor. Experts bevelen het volgende aan:

Het hebben van een eigen werkruimte is niet onderhandelbaar.

U zou uw speciale werkplek willen hebben die stil is, vlakbij het raam en dicht bij stopcontacten. Je zult jezelf bedanken voor het opzetten van een kamp waar je toegang hebt tot natuurlijk licht. Door uw bureau naast stopcontacten te plaatsen, hoeft u die lelijke verlengsnoeren niet meer te gebruiken.

Zit comfortabel

Je moet als een professional gaan zitten als je alles goed wilt doen. Zorg ervoor dat uw benen evenwijdig aan de grond zijn en dat uw voeten op de grond staan. Als dit niet mogelijk is, pak dan een doos en gebruik deze als voetensteun.

Let op de plaatsing van uw monitor

Het is goed voor u om uw monitor op ooghoogte te houden en op armlengte afstand te plaatsen. Als je een laptop gebruikt, wil je misschien een apart toetsenbord en muis aanschaffen. Hierdoor kunt u uw scherm op de ideale hoogte houden.

Bescherm uzelf tegen de zitziekte

Voor het geval u zich afvraagt: de ‘zitziekte’ maakt plaats voor de nadelige gevolgen van een zittende levensstijl. Weiger iemand te zijn die constant aan zijn bureau vastgeketend is. Vergeet tijdens het pauzeren niet te bewegen, zodat uw spieren zich kunnen strekken en ontspannen.

Essentiële soorten meubels voor uw externe kantoor

De tijd nemen om de soorten meubels te kiezen die u voor uw externe kantoor gaat gebruiken, is een must. Houd er rekening mee dat er veel zorgvuldige planning nodig is om uw ruimte te maximaliseren en tegelijkertijd de ergonomie op de werkplek te optimaliseren. Bekijk deze onmisbare meubeltypes die u in uw thuiskantoor zou willen hebben.

Verstelbare staande desktop

Bespaar uzelf de tijd en moeite van het opnieuw afstellen van uw laptop, toetsenbord, muis of monitor. Met een verstelbaar staand bureaublad kunt u de hoogte onmiddellijk verhogen of verlagen met een simpele druk op de hendel.

Ergonomische bureaustoelen

Zorg ervoor dat uw stoel uw gezondheid niet schaadt om lichamelijke pijnen en pijnen te voorkomen waar de meeste bureaubewoners regelmatig mee worstelen. Koop een ergonomische bureaustoel waarmee u weer rechtop kunt zitten en waarmee u heen en weer kunt schuiven wanneer u bepaalde items op uw bureau, planken en laden probeert te pakken.

Rekken

Behalve dat ze volledig functioneel zijn, kunnen planken er ook voor zorgen dat uw externe werkstation er intiemer uitziet en aanvoelt. Hoewel je ervoor kunt kiezen om ingebouwde planken langs je muren te hebben, heb je ook de mogelijkheid om bij de traditionele vrijstaande boekenplanken te blijven.

Archiefkasten

U kunt niet efficiënt werken als u niet over de juiste bestandsopslag beschikt. Of u nu besluit om een ​​laterale archiefkast te kopen, een standaard archiefkast met twee lades van Letter-formaat of een Legal-formaat met twee lades, de keuze is aan u. Houd wel rekening met de ruimte die u heeft, want archiefkasten kunnen enorme ruimte-hoggers zijn.

Meer zitplaatsen

Aangezien er natuurlijk extra zitplaatsen nodig zijn voor uw pauzeruimte, wilt u misschien een gestoffeerde bank. Maak je geen zorgen; uw extra kamer heeft er niet veel ruimte voor nodig.

Hoe zit het met transformeerbare meubels

Transformeerbare meubels zijn ideaal voor mensen die in kleinere ruimtes wonen, zoals kleine huizen en micro-loftappartementen. Als u van de micro-levensstijl houdt, ligt de sleutel tot een kleinere ecologische voetafdruk en een geoptimaliseerde kantooropstelling op afstand in het kiezen van het juiste transformeerbare meubilair. Met de juiste onderdelen kan een ingekrompen leven groter lijken dan het leven.

Omdat meubelontwerpers het concept van klein leven omarmen, bedenken velen van hen stukken die deze levensstijl aanvullen. Ze maken het mogelijk voor een klein thuiskantoor met een uitbreidbare bank, een salontafel die in een laptopstandaard kan worden geklapt en meer!

De grootste voordelen van op afstand werken

Toen bedrijven over de hele wereld een beleid voor werken op afstand voerden om de verspreiding van het coronavirus te vertragen, werd de opkomst van statistieken over werken op afstand begin 2020 onmiskenbaar. Werkgevers en werknemers hebben geen andere keuze dan hun weg te vinden in deze tijd van grote onrust. Gelukkig zijn de resultaten positief voor beide partijen.

Werkgevers kunnen het beste talent aannemen.

Met virtuele werkgelegenheid zijn bedrijven niet langer beperkt tot bepaalde geografische locaties. Dit betekent dat niets hen ervan weerhoudt om hoogwaardige freelancers en specialisten uit alle uithoeken van de wereld in te huren. Door teams te creëren die zich over meerdere tijdzones uitstrekken, kunnen bedrijven snel op klanten reageren, de dekking van hun kwetsbare activa verbeteren en continu vooruitgang boeken bij hun projecten.

Het is kosteneffectief

Afspraken voor werken op afstand vereisen niet dat werkgevers een kantoorruimte huren of kopen of meer geld uitgeven om kantoorvoorzieningen te installeren. Bovendien hoeven ze zich geen zorgen te maken over kosten voor onderhoud van nutsvoorzieningen en gebouwen om hun fysieke kantoor draaiende te houden. Evenzo zal virtuele werkgelegenheid er ook voor zorgen dat de werknemers meer geld besparen omdat ze niet hoeven te tanken, hun maaltijden te kopen of te investeren in kantoorkleding.

Het verhoogt de retentie van werknemers.

Wist u dat driekwart van de respondenten zei dat regelingen voor werken op afstand een van de grootste niet-geldelijke manieren zijn voor bedrijven om het behoud van werknemers te vergroten? Degenen die op afstand werken, beweren dat ze met dit soort regelingen een veel groter gevoel van evenwicht tussen werk en privé krijgen. Met hogere retentiepercentages leidt dit tot een lager personeelsverloop en minder misbaksels.

Het verhoogt de productiviteit

Werknemers die in traditionele kantoren werken, vallen ten prooi aan verschillende afleidingen die veel tijd in beslag nemen. Deze afleidingen kunnen bestaan ​​uit extra minuten roddelen met een collega in de pauzeruimte of meesleuren in de kantoorpolitiek. Deze afleidingen kunnen bijdragen aan werkgerelateerde stress die uiteindelijk zal resulteren in een lagere productiviteit, moreel en hogere bladeren.

Aan de andere kant zijn degenen die vanuit huis werken, gedwongen om extra stappen te ondernemen om transparantie te tonen als het gaat om hun dagelijkse taken. Omdat externe werknemers de neiging hebben om hun dagelijkse werk te beheren, kunnen werkgevers het microbeheer afschaffen. Dankzij de teams van productieve telewerkers zou er veel minder behoefte zijn aan regelmatige check-in-oproepen of nutteloze bijeenkomsten.

Medewerkers genieten van de flexibiliteit.

Omdat er geen woon-werkverkeer nodig is, hoeven ze op weg van of naar hun werkplek niet door druk verkeer te zitten. Dit betekent dat ze meer tijd met hun gezin kunnen doorbrengen. Bovendien kunnen ze dankzij het flexibele werkschema de broodnodige pauzes nemen, bijvoorbeeld een snelle ontmoeting met een vriend of een bezoek aan de sportscholen.

Conclusie

Externe medewerkers kunnen innovatiever, betrokkener en productiever zijn als ze weten hoe ze een extern kantoor moeten opzetten dat ideaal voor hen is. Het creëren van de juiste werkomgeving op afstand vergt misschien veel nadenken, maar de voordelen zijn het allemaal waard.

Bent u op zoek naar een expert die u kan helpen bij het opzetten van een effectieve en efficiënte toegewijde werkruimte? Neem contact met ons op bij Mila Design. Wij zijn gespecialiseerd in het ontwerpen en vervaardigen van hoogwaardig kantoormeubilair, kastmeubilair en andere geïndividualiseerde projecten.